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LinkRingBlog

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【仕事高速化】仕事を高速化するなら「届いたメールは全部読む」を徹底すべし!

仕事をしてると本当にいろいろなメールが届く。それらのメールには自分と直接関係ないプロジェクトに関するメールも多々含まれているであろう。

ここで仕事高速化にあたりよく言われるのは、「メールフィルタをうまく利用して、受信トレイには自分に直接関係有るメールだけ届くようにする」ということだが、個人的にはこれはあまり良くないと考えている。

 

私のオススメは真逆。「時間が許すのであれば自分に届くメールは全部見る」ということだ。しかしもちろん、ただ漫然と読むだけでは意味がない。それでは届いたメールをどのように読んでいけば良いのか。

今回は、仕事高速化を図るためのメール処理の方法をまとめてみた。

 

仕事を高速化する上での基本の考え方は「再現性を持たせる」こと

仕事を高速化する上で基本となる考え方は「あらゆることに再現性を持たせる→再現性を持たせた事項に対して高速化する」というステップをひたすら繰り返すことだ。

 

たとえばメールや文章作成においては、「単語登録」が仕事高速化のひとつの手段としてあげられる。

「お疲れ様です。○○です。」「いつもお世話になっております。○○会社の○○です」といった定型文はすべて単語登録をすることで、作業時間の短縮を図る。

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また、「資料はイチから作らない」というのも仕事高速化をする上でのひとつの重要な手段だ。

仕事をしていく上で様々な資料を作成することがあると思う。ひとつひとつ内容は違っていても、もう少し広い視野で見るとそれは「見積」「提案書」「報告書」「設計書」などなど分類をすることが可能だ。 

そして普段からこれらの資料を収集し、分類して保管しておくことが重要だ。自分が資料を作成しなければならなくなったときは、収集したコレクションの中から最も成果物のイメージに近いものを編集して、資料を作成することで資料作成の時間を大幅に短縮することが可能となる。

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なぜ届いたメールを全部読むのか?

それでは「なぜ届いたメールを全部読むのか」といったところに戻ることにしよう。理由はもう明快だと思うが、届いたメールを全部読む理由は「再利用できるネタを探すため」だ。

他人のメールは再利用できるネタにあふれている。添付ファイルで「見積」「提案書」「設計書」などの(再利用可能な)資料が流れてくるし、見積の依頼の方法や、何かやらかしてしまったときの謝罪の文章等、再利用が可能なネタが山ほど流れてくる。

これらを収集してコレクションしていき、自分が資料を作成するときのネタ、謝罪するときの文章、お礼するときの文章として利用しよう。

 

学ぶことは真似ること。他人の仕事の方法を吸収し、活かすことができるようなサイクルを作っていこう。

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具体的な収集→再利用の方法

さて、今回はメールを全部読むことで再利用できるネタを集めよう!という考え方を紹介した。次回以降は、メールを読んで収集したネタをどのように整理するか、どのように再利用するか、といった具体的な方法をもう少し深く説明することにしよう。

 

【オススメ本】ゼロ秒思考

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一生懸命考えているつもりで、実際は立ち止まっている、という人が意外に多い。

このフレーズではじまるこのビジネス書。ドキッとした人も多いのではないだろうか。この本では思考の「質」と「スピード」の双方の到達点を「ゼロ秒思考」と定義し、それに近づくための方法を説明してくれる。 

 

読み書きできたり、インターネットを利用して情報収集することができる人であれば、基本的にみんな頭が良い。

トレーニング次第で誰でもゼロ秒思考に近づくことができる。と説く筆者。

 

「自分頭悪いんじゃないか…、なんで自分は考えることが苦手なんだろうか」と悩むすべてのビジネスマンにオススメする。