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LinkRingBlog

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【時間術】あなたは何点?定時で帰る人になるための20のチェックリスト

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どうも!リンク(@Lync999)です。

 

誰だって定時で仕事を終わらせて帰りたいものですよね?

(残業代がなくなるから定時で帰りたくない!という人もいるかもしれませんが…)

 

僕は定時で仕事を終えて帰れるようになるために、タイムマネジメントの本を読んだり、研修を受けたり、そこで学んだことを実践してきました。

 

今回は、そこで得た学びを具体的な20のチェックリストとしてまとめました!

あなたはいくつ実践できているでしょうか?

 

1. タスクリストはあるか?

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◆タスクに締め切りが入っているか?

まずタスクリストを眺めて下さい。各タスクに期限は入っていますか?

タスクに期限を設定することで『今日はこれが終われば帰れる』ということが明白になり、定時退社に向けた1日の計画が立てやすくなります。

また、締め切り効果が生まれるので集中力のアップも見込む事ができます。

 

◆やる必要のないタスクが紛れていないか?

タスクリストに「やる必要のないタスク」が紛れていないかチェックすることも大切です。やる必要のないタスクは時間の浪費になるだけです。やったとしても全く成果にならないので、タスクリストからすぐに消去しましょう。

 

2. タスクは締め切り順にやっているか?

 タスクは締め切りが近い順にやりましょう。

タスクが入ってきた順にやっているとオーバーフローしてしまいます。

 

3. タスクの目的を意識しているか?

例えばプレゼンのタスクがあったとします。もちろんプレゼンの準備もタスクになりますが、それらのタスクの目的は、「仕事を取ってくること」に帰結します。

ところがそれがいつの間にかそれがデザインにこりすぎたり、目的の達成につながらないようなスライドを作り始めてしまう。これらはすべて無駄な作業です。
仕事中は、このタスクの意味はなにか?という疑問を常に持ち続けるようにしましょう。これにより無駄な作業をせずに済み、時間効率を上げることができます。

参考:レバレッジ時間術 ノーリスク・ハイリターンの成功原則 

 

 

4. 土日にまとめて勉強をしていないか?

資格試験などのために勉強をする人は多いと思います。

この際、土日にまとめて勉強するよりも、平日に毎日少しずつ勉強したほうが記憶の定着は良くなります。

土日の時間を勉強に使うのではなく、毎日少しずつ勉強を進められるようにしましょう。そうすれば土日は家族のだんらんに時間を割いたりすることもできます。

参考:ハーバード×MBA×医師 目標を次々に達成する人の最強の勉強法

 

 

◆業務に関係のあることを勉強する

また、勉強する内容は、出来る限り「現在実施しているタスク」に関係のあることを選択しましょう。

勉強というと、まず英語(TOEIC)を勉強しようとする方がいらっしゃいます。しかし英語を使った業務があまりないのであれば、仕事時間の短縮にはつながりませんし、評価もされません。

 

5. 朝早起きしているか?

早朝は誰にも邪魔されずに仕事ができるため、生産性の高い時間になります。質の良い睡眠を取れていれば、頭がすっきりしているからなおさらです。

夜型の人は少しずつ朝型にシフトしていくことで時間効率を上げていきましょう。

 

6. すぐにリターンをもとめていないか?

時間をうまく使えていない人に共通する傾向は「すぐにリターンを求める」ことです。

例えば「自分の時間を大切にする」と決めて、定時が来たらすぐに帰る人。これが効率化によって作り上げたスタイルなら良いのですが、仕事を中途半端にしてただ早上がりしているだけなら問題です。成果が上がらないから評価もされないし成長もしないし、いつかサボったツケが回ってくることになります。

時間を投資して仕事を効率化し、そこで生まれた時間を再投資してさらに仕事を効率化する。そうして生まれた時間でプライベートを充実するようにしましょう。
参考:レバレッジ時間術 ノーリスク・ハイリターンの成功原則

 

7. 再現性をもたせ、仕組み化しているか?

再現性を持たせることができればマニュアルをつくることができるようになります。人に教えられることができるようになるので、チームメンバーの時間資産を増やすことにもつながります。

参考:レバレッジ時間術 ノーリスク・ハイリターンの成功原則

 

8. スキマ時間を有効に活用しているか?

1日のスキマ時間を集めてみると、意外と多くの時間があることに気づきます。このスキマ時間を自己投資の時間にあてて、勉強や仕事をスムーズに進められるようにしましょう。

参考:ハーバード×MBA×医師 目標を次々に達成する人の最強の勉強法

 

9. 余った時間は再投資しているか?

時間投資で増えた時間は、新たな仕組みづくりや事業、自己投資などの再投資に回し、更なる時間資産を生み出せるようにしましょう。お金の投資と同じく、増えたお金を元出にして再投資に回していくようなイメージです。
参考:レバレッジ時間術 ノーリスク・ハイリターンの成功原則

 

10. 健康管理を徹底しているか?

たとえば虫歯になったり、風邪を引いたりすると、一気に生産性は落ちてしまいます。そうならないように健康管理は普段から徹底しましょう。定期的に歯科検診を受診するなども有効な手段です。

 

11. 気持ちのブレをなくすように努力しているか?

一度でもやる気を失ったり、怒りが込み上げてきてしまうと、それを取り戻すのに倍以上の時間がかかることもあります。

気持ちのブレに対し敏感になり、対処できるような方法を身につけましょう。

ベストセラーになった「嫌われる勇気」にもあるアドラー心理学の課題の分離の考え方も有効です。

参考:ハーバード×MBA×医師 目標を次々に達成する人の最強の勉強法

 

12. ダラダラとやるのではなく期限を決めて集中してタスクを実施しているか?

タスクをやるときは「このタスクはここまでに終わらせる」といちいち締め切りを切ることにしましょう。これにより、締め切り効果が生まれ、集中力がアップします。

 

13. 休暇はしっかり計画的に取っているか?

質の良い休暇は、仕事への更なる集中力を生み出します。しっかり計画的に休暇を取るようにしましょう。

参考:あなたの1日は27時間になる。

 

14. 『ディストラクションタイム』を減らすよう意識をしているか?

仕事中、気が散ってしまう時間、目の前のタスクに集中できなくなる時間が発生することがあります。これらの時間を意識し、極力減らすようにしましょう。90分ごとに15分間休みをとる、などの手法も効果的です。90分が長すぎる人は45分、60分でもいいかもしれません。
誰かが近づいてきたら意識的にトイレに行くフリをする。外出先からすぐに戻らずに近くのカフェで仕事をしてから帰る、なども有効な手段です。

参考:ハーバード×MBA×医師 目標を次々に達成する人の最強の勉強法

 

◆爪を切る、髪を切る

ディストラクションタイムを減らす、という意味では「髪を切る、爪を切る、なども有効な手段です。長いかミが気になったり爪が気になって気が散ることに繋がるからです。
また爪を切ることはミスタイプを減らすことに繋がります。是非試してみてはいかがでしょうか。

 

15.無駄を時間をなくすように意識しているか?

仕事中は、無駄な時間や無駄な手順がないか気にしながらタスクに取り組みましょう。所要時間を短縮できる方法があればどんどん取り入れていきましょう。

たとえば、5時間かかっていた定期的なタスクを1時間でできるようになれば、かなりの時間資産を手に入れることができます。

ただし、注意したい点があります。タスクを効率化することは、タイムアタック的な面白さがあり、本来やる必要のないタスクまで効率化の対象としてしまう恐れがあります。経営の父、ドラッガーは『全くやる必要のないことを能率的にする。これだけ無駄なことない』という言葉を残しています。このタスクは効率化の必要があるか?を意識しましょう。

 

16. 最初から100%を目指していないか?まずは80%を目標としているか?

最初から100%を求めず、まずは80%を目指してスピード感を持ってタスクに取り組むということも大事です。80%の時点で社内レビュー等を実施できれば、方向修正もしやすく、方向が合っていればあとは残りの20%を追記するだけです。しかもスピード感を持ってそこまで行ければ100%まで持っていくのに時間にも余裕があるはずです。

参考:ハーバード×MBA×医師 目標を次々に達成する人の最強の勉強法

 

17. 勉強にお金を惜しんでいないか?

節約のために勉強を控えるというのはナンセンスです。たとえば本を買うには数千円必要としますが、その数千円の投資で著者の数十年もの経験を数時間に凝縮して読むことができます。これほどの時間の節約はありません。

参考:ハーバード×MBA×医師 目標を次々に達成する人の最強の勉強法

 

18. しっかりと睡眠を取っているか?

仕事も勉強も、睡眠時間を削ってもボーッとしている時間が増えるだけで、何もいいことはありません。翌日の時間密度を上げるために、しっかり睡眠を取りましょう。寝ないで仕事する、勉強する=カッコいいということではありません。それはタイムマネジメントができていないだけです。

ちなみに睡眠時間はどれくらいが適正なのでしょうか? 医学博士の白河修一郎先生の著書『「睡眠力」を上げる方法』には次のような記載があります。

健康で長生きしたいなら、6時間〜8時間の睡眠が適正

頭をすっきりさせたいなら、7時間〜9時間の睡眠が適正

(中略)

私は、成人や高齢者の睡眠時間は『7時間』こそベストだと思います。そして、毎日ほぼ7時間の睡眠を続けていくことを強く推奨します。

出典:「睡眠力」を上げる方法

 

 

19. モノを探す時間を減らすようにしているか?

『気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ』(リズ・ダベンポート著、平石律子訳、ソフトバンククリエイティブ)という本によると平均的なビジネスマンは、探しものに1年間で約150時間を費やしているそうです。普段から物を整理し、いらない物は捨てるなどして、探しものをする時間を減らすようにしましょう。

参考:あなたの1日は27時間になる。

 

 

 

20. ワークライフバランスを勘違いしていないか?

ワークライフバランスを「働く時間を減らしてプライベートの時間を増やせ」といメッセージして受け止めるのは危険です。時間効率を上げ、生まれた時間でをプライベートに当てるようにしないと、すぐにオーバーフローすることになります。

参考:レバレッジ時間術 ノーリスク・ハイリターンの成功原則

 

最後に

失ったお金は取り戻すことができますが、失った時間を取り戻すことは絶対にできません。普段から時間密度を上げる努力をして、スピード感を持ってどんどん目標を達成していけるようにしましょう。それによってあなたの人生はもっと豊かになるはずです。