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【仕事術】全く仕事が終わらないあなたに試して欲しい6つのこと

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仕事が終わらない。残業続き。定時で帰れる日なんてあるわけがない。そんな方にぜひ試して欲しいことがあります。

それはタスクリストともう一度、向かい合うこと。残業続きの人に限ってタスクリストを作っていなかったり、ちゃんとタスクを把握出来ていなかったりします。

今回は、最強のタスクリストを作ることで仕事を効率的に、ひいては残業を減らしていけるようなステップを紹介します。

 

最強のタスクリストを作る6ステップ

【ステップ1】タスクリストに自分のタスクを全て記載する

あなたは自分のタスクリストをお持ちでしょうか?なんとなくのタスクリストではなく、自分が今持っているタスクがすべて網羅されているタスクリストを、です。

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ベストセラーにもなった「あなたの1日は27時間になる」の著者、木村聡子さんは残業続きで仕事が終わらないと困っていたある日、すべてのタスクをノートに書き出してみたところ、A4ノート2ページ分ほどに収まったことに驚いたと言います。

仕事量が多すぎてどうにもならない思っている方はぜひタスクリストの作成からはじめて下さい。実は仕事量は多すぎるわけではなく、ただ持っているタスクを見える化できていないだけなのかもしれません。

 

 

また、タスクリストには必ず期限を書きましょう。期限がないと優先度が決まりません。もしかしたら、あなたの仕事が終わらないのは優先度の低い仕事に忙殺されているだけなのかもしれません。

 

【ステップ2】タスクは出来る限り分割する

ステップ1で作ったタスクリスト。この中にはとても困難なタスクが含まれていると思います。「提案書をつくる」などはまさにそれ。見ただけで目まいがするようなタスクです。

◆困難は分割せよ

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ではどうするか?ここはデカルトが言った「困難は分割せよ」という教えにもとづいて考えましょう。そう、出来る限りタスクを細かく分割するのです。例えば先ほどの「提案書をつくる」は、

  • お客様の要件を確認する
  • 現在の課題を再確認する
  • 提案の骨子を考える
  • 提案の骨子についてメンバーと再確認する・・・

などに分割できます。もっともっと分割できるはずです。するとどうでしょうか。やらなきゃいけないことが具体化してきて、意外とできそうな気がしてきませんか?

 

またここで忘れてはいけないことは、分割したタスクにも期限を振っていくことです。期限のない仕事はありません。これにより優先度を明確化することが出来ます。

 

◆計画に時間をかけよ

こんなにタスクリストに時間をかけるのであれば仕事に着手したほうが早いと考える方もいらっしゃると思いますが、それは間違いです。ブライアン・トレーシーは著書、「ブライアン・トレーシーが教える最強の時間」の中でこう述べています。

プランを立てることに1分費やせば、実行の時間が10分減ると覚えておこう。プランの立案に一分かけるごとに10分節約できるのだから、動き始める前にやり遂げる必要のあることについて考える時間を設けると、1000%のエネルギーを節約できるというわけだ。

出典:ブライアン・トレーシーが教える最強の時間

騙されたたと思ってぜひここで紹介する6つのステップを最後まで踏んでタスクリストを作り、それを元に仕事をしてみて頂ければと思います。きっと驚くような効果を実感することができるはずです。

さて、少し話がそれましたが後続のステップ3に参りましょう。

 

 

【ステップ3】やらなくていいタスクはないか?

ステップ3ではまず、ステップ2で具体化したタスクリストをもう一度眺めてみてください。「これは本当にやらないといけないことか?」と自問自答しながら。すると意外とやらなくてもいい仕事が入っていたりすることに気づきます。これらのやらなくても問題ないタスクについては、問答無用でタスクリストから削除します

特にここで注意するべきタスクは「ステップ2において期限をなかなか設定することができなかったタスク」。これらはやらなくても大して問題ではないタスクである可能性があります。

 

【ステップ4】今日終わらせたいことを決める

ステップ4では、ステップ3までで出来た『本当にやるべきことだけが書いてあるタスクリスト』から、今日終わらせたいことをピックアップしましょう。

 ここまでのステップで出来たタスクリストには期限が記入されていますので、比較的カンタンにできるはずです。

 

【ステップ5】今日絶対に終わらせないといけないタスクを設定する

ステップ5ではさらに進んで、「今日絶対に終わらせないといけないタスク」を設定します。

このステップ5であげたタスクが終われば、その日は帰って良いことになります。時間が余っていたり、翌日以降楽したい場合は、ステップ4であげたタスクに手をつけることにしましょう。

またここでもう一つ、大切なことに「定時で帰る勇気を持つ」ということもあります。

 

【ステップ6】タスクにとりかかる前に一日の予定を決める

あとはステップ5であげたタスクを一日でどう処理していくか予定をたてます。このとき大切なのは余裕をもって予定をたてること。当日、突発で割り込みタスクが発生してしまうことは仕方ありません。

大切なのはそうした不確実性も踏まえて対処できるような予定を立てることです。

 

さぁ仕事にとりかかろう!

6つのステップを元にタスクリストを作ることが出来た。あとはこのタスクリストをもとに仕事にとりかかろう。ここで大切なことは、タスクリストに書いていないことはやらない姿勢』を貫くことだ。

割り込みで新しいタスクが入ってきたら、そのタスクをタスクリストに追記して期限を書くこと。そして再優先(最も期限が近いもの)のタスクから片付けていこう。

 

6ステップはいつやれば良いのか?

さて、このステップはいつやればいいのでしょうか?答えは毎朝、定時前です。一日の仕事が始まればそれからは会議や割り込みタスクなどがどんどん入ってきます。そうなる前、朝の電話も来ない、まだ出社している人も少ない時間にタスクリストの整理をしましょう。

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ただ、タスクリストを現在持っていない人にとっては、ステップ1にも数時間かかるはずです。ここは不本意ではありますが、休日を使うなどしましょう。この時間投資で平日の効率が上がるのであれば安いものです。

 


いかがでしたでしょうか?

最後に。日本マクドナルドの創業者、藤田田(ふじたでん)さんは、ある日アメリカ人の1人にこう言われたそうです。

「アメリカ人は会社にいなくても高い成果を上げている。日本人はいつ連絡しても常に会社にいるが、大した成果はあげていない」

これは少し古い本にはなりますが、ベストセラーとなった本田直之さんの本「レバレッジ時間術」の中で紹介されているエピソードです。また、この本の中でこんな一節もあります。

「周囲の目」も変わる必要がありますが、ここで一番問題なのは、「早く仕事を片付けてもやる事を見つけられないというモチベーションの低さ」ではないでしょうか。

出典:本田直之著「レバレッジ時間術」

「周囲の目」とは、早く帰る自分に対しての上司や先輩、同僚の目という意味合いで使われています。

もう会社に長くいればいい時代は終わりました。効率を上げ、空いた時間を自己投資にあててスキルアップを図っていかなければ、どんどん自分ができる仕事はなくなっていき、給料が安い誰でもできる仕事を延々とやり続ける事になります。

誤解を恐れずに言えば、もう残業などやっている場合ではないのです。ぜひとも残業を減らし、出来た時間の一部を自己投資に当ててください。

 

ただ、ブライアン・トレーシーは先に紹介した著書の中でこうも述べています。

素晴らしい人生は、必ずバランスがとれている。人間関係の維持と向上に十分な時間が取れていると、仕事でより多くの喜び、満足、充足感が得られ、成功が近づいてくる。

ある懸命な年配医師は、こんなことを言っていた。「臨終間際に、もっと仕事に時間を使えばよかったと口にしたビジネスマンは見たことがない」と。

出典:ブライアン・トレーシーが教える最強の時間

仕事を通して得られる多くの喜びを大切にしつつ、周囲の人間関係も大いに維持をしていきたいものです。いずれにせよ、無駄な残業をしている場合ではないのです。